2022-11-04 사무국 제정
행사책임자란?
•
행사책임자는 직전 모임에서 다음 모임 사이 기간 동안 제반 실무를 수행하는 담당자입니다.
행사책임자의 역할
•
행사 준비 및 참가명단 관리 등의 업무를 담당합니다.
•
행사책임자로서 힘든 상황을 맞게 되면, 위원장이나 사무국에 알려 도움을 청하는 것이 좋습니다.
•
개인적인 사정으로 행사책임자 역할을 더이상 수행하기 어렵다면, 대신 책임자를 맡아 줄 사람을 직접 물색하여 그와 상의해야 합니다. 그가 승낙하면, 즉시 집행위원회에 알립니다.
행사 계획서 / 품의서 서식
•
행사 계획서(기안서) 서식은 자유입니다
◦
단, 일정, 장소, 행사내용 요지는 반드시 기재되어 있어야 합니다.
•
품의서에 기재될 예산안은 수입지출예산표를 포함하여 아래 서식에 따라 작성해주십시오
수입 | 지출 | ||
수입내역 | 금액 | 지출내역 | 금액 |
OOO | 000,000 | OOO | 0,000,000 |
OOO | 0,000,000 | OOO | 0,000,000 |
OOO | 0,000,000 | ||
수입계 | 0,000,000 | 지출계 | 00,000,000 |
행사 기획 및 운영 체크리스트
모임 8주 전 | 1단계 : 구체적인 행사 기획안 구상 및 작성 |
[ ] | 행사 예산안 수립 및 협의(사무국에 문의) |
[ ] | 행사 일정 수립 |
[ ] | 행사 장소 수립 및 예약가능여부 확인 |
[ ] | 행사 장소 내 필요시설 구비 여부 확인(프로젝터, 노트북 등) |
[ ] | 행사 계획서 및 품의서 제출 |
모임 6주 전 | 2단계 : 행사 준비 기초 |
[ ] | (필요한 경우) 연사, 패널 등 섭외 확인, 필요사항을 전달 |
[ ] | 필요 스탭 모집 |
[ ] | 기록담당자 섭외 (회의록, 결과보고서, 후기, 촬영 등 기록) |
[ ] | 신청 등에서 타인의 개인정보 취급 여부 확인 및 관련 지침 숙지 |
[ ] | 행사 운영 중 지출 관련 지침 숙지 |
[ ] | 행사 홍보 방안 수립 |
[ ] | 행사 포스터 제작 |
모임 4주 전 | 3단계 : 행사 홍보 및 준비 |
[ ] | 행사 공지 검토 및 배포 요청 (홈페이지/메일/카톡비즈/SMS/소셜네트워크 등) |
[ ] | 행사 홍보 개시 |
[ ] | 기타 준비 미비사항 점검, 확인 및 준비 |
[ ] | (필요한 경우) 유료광고 개시 |
모임 2주 전 | 4단계 : 행사 준비 점검 |
[ ] | (연사가 있는 경우) 연사에게 발표 일정 리마인드 및 발표 자료 요청 연락
(발표자가 당일 노트북/USB 등 지참할 것인지, 혹은 메일로 미리 자료 송부할 것인지 등 확인) |
[ ] | 참가자 현황 확인 및 점검
(필요한 경우, 추가 홍보 방안 강구 및 실행) |
[ ] | 장소 예약 점검 |
[ ] | 기록담당자 등 필요스탭 참가여부 확인 및 리마인드 |
모임 1주 전 | 5단계 : 행사 준비 마무리 |
[ ] | 준비 미비사항 최종 점검, 확인, 준비 |
[ ] | (필요한 경우) 뒷풀이 식사 장소 확인 및 예약 |
모임 당일 | 6단계 : 행사 진행 |
[ ] | 행사장 세팅 |
[ ] | 참가자 명단 준비(여분의 공란 둘 것), 서명용 펜 준비
(오프라인 참가자에게 참가 시 성명 기재 및 자필서명할 것을 요청) |
[ ] | 행사 진행 |
[ ] | (필요한 경우) 뒷풀이 안내 |
모임 후 | 7단계 : 행사 결과 분석 및 보고 |
[ ] | 행사 결산내역을 사무국에 송부(필요시 적격증빙 제출) |
[ ] | 행사 결과 자체평가 수행 |
[ ] | 행사 결과보고서(또는 회의록, 후기 등)를 사무국에 제출
(행사후기의 경우 소셜네트워크에 올린 후기를 사무국에 알리는 것으로도 갈음 가능) |
[ ] | 참가자 서명이 완료된 행사 참가자 명단을 사무국에 제출 |
[ ] | 행사 사진 및 영상 원본을 사무국에 제출 |
